W związku z pandemią COVID-19 zakupiliśmy potrzebny sprzęt (termometr, przyłbice, rękawice jednorazowe, płyn do dezynfekcji, maseczki, szybę ochronną oraz opryskiwacz). Jak prawidłowo zaksięgować taką fakturę?

Przyjmując, że pytający nie jest jednostką sektora publicznego to zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351) każda  jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, która w szczególności powinna obejmować sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym zakładowego planu kont i przyjęte zasady klasyfikacji wydatków). Z tego tez powodu odpowiedzi na zadane pytanie należałoby szukać we wskazanych powyżej dokumentach.

Z ogólnych zasad rachunkowości wynika, że przy kwalifikacji kosztów należy się kierować przede wszystkim ich rodzajem i funkcją.

Trzeba podkreślić, że ustawa o rachunkowości bardzo lakonicznie odnosi się do kwestii tego do jakich rodzajów kont powinno się klasyfikować poszczególne operacje finansowe. Zawsze można posłużyć się wzorcowym planem kont.

Koszty zakupu środków czystości i higieny osobistej (np. płyn do dezynfekcji rąk, maseczki, przyłbice, termometry) można uznać jako wydatki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Można je więc zaksięgować na koncie 405, t.j „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Natomiast do utrzymania w czystości zakładowych pomieszczeń(np. zakup płynów do dezynfekcji powierzchni, spirytusu itp.)  można posłużyć się kontem 401 -  „Zużycie materiałów i energii”.