Istnieją dwie drogi pozyskania środków finansowych z programów unijnych. Po pierwsze – można skorzystać z usług firmy doradczej. Można również przygotować wniosek samodzielnie. 

1. Firma doradcza

Firmy doradcze zajmują się wyszukiwaniem i dopasowywaniem programów do potrzeb danej placówki. Śledzą na bieżąco ogłoszenia o naborze wniosków do wybranego programu, sporządzają wniosek, przygotowują potrzebną dokumentację i składają ją w instytucji organizującej nabór. Często też oferują dodatkowo możliwość rozliczenia finansowego projektu, co jest bardzo ważnym elementem całego przedsięwzięcia. Trzeba bowiem pamiętać, że środki z dotacji są środkami publicznymi i ich wydatkowanie w ramach programów pomocowych podlega bardzo skrupulatnej kontroli. Należy pamiętać również, że dokonując zakupów towarów, usług lub środków trwałych w ramach programów pomocowych, często będziemy zobowiązani do stosowania np. ustawy o finansach publicznych, ustawy o zamówieniach publicznych i innych, które będą nakładały na nas określone rygory. Nawet jednak jeśli nie będziemy zobowiązani do stosowania powyższych ustaw, to sam program zawiera wiele wymogów formalnych związanych z wydatkowaniem przyznanych środków. W przypadku realizacji programu finansowanego z funduszy europejskich będziemy zobowiązani do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz posiadania oddzielnych tzw. czystych kont bankowych (pozbawionych opłat, prowizji i oprocentowania). Wszelkie nieprawidłowości w rozliczeniu finansowym projektu mogą skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie i obowiązkiem zwrotu otrzymanych środków.

Jeśli decydujemy się już na zlecenie przygotowania wniosku prywatnej firmie, to najlepiej wraz z opcją rozliczenia finansowego projektu. Oczywiście zlecenie takiej kompleksowej usługi wiąże się z pewnymi kosztami dla przedsiębiorcy i zależy od czynników takich jak: rodzaj aplikowanego programu i działania, stopień skomplikowania wniosku, złożoność dokumentacji rozliczeniowej oraz wielkość i renoma firmy doradczej. Konkurencja w tym zakresie na rynku jest bardzo duża i potencjalnie mamy duży wybór firm.

Jeśli zdecydujemy się na wybór firmy doradczej warto sprawdzić na początku jakim doświadczeniem dysponuje w realizacji działania, w którym chcemy aplikować. Sprawdźmy, jakie projekty i na jaką skalę realizowała. Firmy z doświadczeniem często zamieszczają na własnej stornie listę projektów, które prowadziły. Unikajmy tych działających krótko, nie posiadających dostatecznego doświadczenia i takich, które podejmują się przygotowania wniosku „na telefon”, czyli bez sprawdzenia i poznania potrzeb i możliwości realizacyjnych placówki beneficjenta. Poważna firma doradcza powinna bowiem najpierw poznać placówkę, dla której przygotuje wniosek i sprawdzić, czy dany program jest dla niej odpowiedni i czy będzie w stanie sprostać wymogom stawianym beneficjentom na każdym etapie realizacji danego działania.

2. Samodzielne przygotowanie wniosku

Jeżeli nie dysponujemy dostatecznymi finansami, aby skorzystać z usług zewnętrznej firmy, możemy spróbować samodzielnie przygotować wniosek.

Poszukiwanie informacji

Najlepiej rozpocząć od przeszukania zasobów Internetu i za pośrednictwem stron instytucji odpowiedzialnych za realizację projektów europejskich zapoznać się z aktualnymi programami pomocowymi. W tym zakresie najbardziej przydatnymi będą strony:

• Portalu Funduszy Europejskich www.funduszeeuropejskie.gov.pl
• Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości www.parp.gov.pl
• Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego www.nauka.gov.pl
• Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju www.mir.gov.pl
• Ministerstwa Edukacji Narodowej www.men.gov.pl
• Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych www.pfron.org.pl

Dużo informacji na temat dostępnych oraz planowanych programów pomocowych znaleźć można również w Powiatowych Urzędach Pracy oraz Urzędach Marszałkowskich. Warto też osobiście udać się do Centralnego lub Regionalnego Punktu Informacyjnego (dokładny adres można znaleźć pod adresem http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/dzialaniapromocyjne/PI/Strony/Ogolne_informacje_mapa_wojewodztw.aspx.) W punkcie można bezpłatnie zasięgnąć wszelkich niezbędnych informacji związanych z planowanym działaniem. Przy okazji możemy dopytać o wszelkie dodatkowe kwestie związane np. ze złożeniem już samego wniosku do wybranego działania. Wspomniane instytucje na swoich stronach internetowych obligatoryjnie informują o wszelkich spotkaniach informacyjnych dla konkretnych działań. W ich trakcie często można zadawać pytania ekspertom omawiającym dane działanie. Warto na bieżąco śledzić aktualności pojawiające się na stronach internetowych tych instytucji.