Najważniejszym dokumentem jest statut przedszkola, który musi zawierać treść zgodną z art. 172 ust. 3 w zw. z art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 ze zm. W zależności od stopnia szczegółowości statutu danego przedszkola oraz specyfiki danej placówki jego treść mogą (ale nie muszą) uzupełniać różne regulaminy i procedury dotyczące przykładowo przyprowadzania i odbierania najmłodszych uczniów, wycieczek innych niż związane z realizacją podstawy programowej lub lokalne, postępowania w sytuacjach kryzysowych (w tym np. w razie zaistnienia wypadku). Obowiązkowy jest prowadzony przez dyrektora rejestr wyjść grupowych innych niż przedszkolne wycieczki, zawierający: datę, miejsce i godzinę wyjścia lub zbiórki uczniów, cel lub program wyjścia, miejsce i godzinę powrotu, imiona i nazwiska opiekunów, liczbę uczniów oraz podpisy opiekunów i dyrektora - § 2a rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach, Dz.U. z 2003 r. Nr 6, poz. 69 ze zm. Ponadto § 3 tego rozporządzenia stanowi, że dyrektor, co najmniej raz w roku, dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do szkoły, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, oraz określa kierunki ich poprawy. Obowiązkowe jest również prowadzenie rejestru wypadków zawierającego treść określoną w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia.
W związku z przeprowadzaną przez kuratora oświaty kontrolą realizowania podstawy programowej, przedszkole ma obowiązek dokumentować przebieg działalności dydaktyczno-opiekuńczo-wychowawczej, w tym prowadzenia obserwacji pedagogicznych przez nauczycieli na zasadach szczegółowo określonych w statucie (art. 172 ust. 3 w zw. z art. 102 ust. 1 pkt 12 lit. c i d PO). W tym zakresie możliwe (ale nie obowiązkowe) jest wzorowanie się na przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Dz.U. z 2017 r., poz. 1646 (np. dziennik zajęć, dziennik innych zajęć, dzienniki specjalistów). Jeśli w przedszkolu jest prowadzone wczesne wspomaganie rozwoju dziecka, praca zespołu powinna być dokumentowana z uwzględnieniem obowiązku prowadzenia arkusza obserwacji dziecka i opracowania programu WWRD na zasadach określonych w § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 sierpnia 2017 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci, Dz.U. z 2017 r., poz. 1635. Praca z uczniami z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego jest dokumentowana m.in. odnośnie do pracy zespołu, obejmuje indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny i dokonywane wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania danego dziecka, zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym, Dz.U. z 2017 r., poz. 1578. Dokumentacja może być gromadzona w indywidualnych teczkach uczniów i dodatkowo załącza się do niej dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, jeśli niepubliczne przedszkole stosuje § 19 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r.
Inna dokumentacja działalności przedszkola, w zależności od funkcjonujących organów, treści statutu i przyjętej praktyki lub poleceń dyrektora może objąć protokoły zebrań kolegialnych organów, decyzje lub zarządzenia jednoosobowych organów, dokumentację zebrań z rodzicami, współpracy z instytucjami lub specjalistami.
Prowadzenie wewnętrznego nadzoru pedagogicznego w niepublicznym przedszkolu jest nieobowiązkowe - § 35 w zw. z § 23 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego, Dz.U. z 2017 r., poz. 1658. Jeśli natomiast jego prowadzenie przewiduje statut lub decyzja dyrektora, powinno z nich wynikać, czy przedszkole będzie tworzyło jakąś konkretną dokumentację w związku z tym nadzorem.
Pozostała dokumentacja może dotyczyć rekrutacji do przedszkola, umów z rodzicami, spraw kadrowych, finansowo – księgowych, bezpieczeństwa i higieny warunków lokalowych (książki kontroli sanitarnej, protokoły przeglądów budynku i instalacji, w tym dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego i stanu technicznego – zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1186, a także dokumentację systemu HACCP (księga HACCP, procedury systemowe i instrukcje, zapisy wynikające z ww. dokumentów), jeżeli przedszkole prowadzi stołówkę (zgodnie z przepisami Rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych, Dz. Urz. UE L 139/1).
Obowiązkowa dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych obejmuje co najmniej: opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, o treści określonej w art. 30 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1); określenie zasad, na jakich przedszkole będzie dokumentowało wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych (art. 33 ust. 3 RODO); jeśli dane osobowe przetwarzają podmioty z zewnątrz, np. w związku ze zleceniem prowadzenia dziennika elektronicznego, czy księgowości, należy zawrzeć pisemne umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
Jeżeli przedszkole już funkcjonuje, przez okres, przez jaki prowadziło tzw. zdalne nauczanie, nauczyciele mieli obowiązek dokumentowania w sposób określony przez dyrektora zadań wykonanych za pomocą technik i metod kształcenia na odległość (§ 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, Dz.U. z 2020 r., poz. 493 ze zm.).
