Zgodnie z art. 127 ust. 5 ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 737) m.in. w niepublicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych mogą być tworzone zespoły wczesnego wspomagania rozwoju dziecka w celu pobudzania psychoruchowego i społecznego rozwoju dziecka, od chwili wykrycia niepełnosprawności do podjęcia nauki w szkole, prowadzonego bezpośrednio z dzieckiem i jego rodziną. W związku z tym poradnia, która decyduje się na prowadzenie wczesnego wspomagania rozwoju dzieci powinna spełnić warunki określone w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z 24 sierpnia 2017 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci (Dz.U. z 2017 r. poz. 1635). Z treści tego rozporządzenia można wprost lub pośrednio wskazać rodzaje dokumentacji prowadzonej w związku z realizowaniem zajęć WWR. Należy zwłaszcza zwrócić uwagę na następujące jego zapisy.

Na podstawie § 5 rozporządzenia indywidualny programu wczesnego wspomagania powinien określać w szczególności:

1. sposób realizacji celów rozwojowych ukierunkowanych na poprawę funkcjonowania dziecka, wzmacnianie jego uczestnictwa w życiu społecznym i przygotowanie do nauki w szkole, eliminowanie barier i ograniczeń w środowisku utrudniających funkcjonowanie dziecka, w tym jego aktywność i uczestnictwo w życiu społecznym;
2. wsparcie rodziny dziecka w zakresie realizacji programu;
3.  w zależności od potrzeb - zakres współpracy z podmiotami zewnętrznymi (np. przedszkolem, podmiotem leczniczym, ośrodkiem pomocy społecznej);
4. sposób oceny postępów dziecka.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia zespół szczegółowo dokumentuje działania prowadzone w ramach programu, w tym prowadzi arkusz obserwacji dziecka, który zawiera:

1. imię i nazwisko dziecka;
2. numer opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka oraz datę wydania tej opinii;
3. ocenę sprawności dziecka w zakresie: motoryki dużej, motoryki małej, percepcji, komunikacji, rozwoju emocjonalnego i zachowania;
4. ocenę postępów oraz trudności w funkcjonowaniu dziecka, w tym identyfikowanie i eliminowanie barier i ograniczeń w środowisku utrudniających jego aktywność i uczestnictwo w życiu społecznym;
5. informacje dotyczące poszczególnych zajęć realizowanych w ramach wczesnego wspomagania.

Biorąc pod uwagę powyższe można wskazać na dokumentację, której obowiązek prowadzenia wynika wprost z przepisów rozporządzenia (w tym zwłaszcza indywidualny program wczesnego wspomagania czy arkusz obserwacji dziecka) oraz dokumentację, która może być prowadzona pomocniczo w celu prawidłowego organizowania zajęć WWR. W praktyce można wskazać na następujące rodzaje dokumentacji:

1. dokumenty związane z uczestniczącym w zajęciach WWR dzieckiem (opinia o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju wydana przez PPP, różnego rodzaju zaświadczenia lekarskie, dokumenty potwierdzające przebieg pracy z dzieckiem, zeszyty obserwacji lub inne dokumenty ukazujące przebieg rozwoju dziecka),
2. dokumenty związane z pracą z rodziną dziecka objętego WWR (może to być przykładowo diagnoza środowiska rodzinnego, dokument określający zasady współpracy z rodzicami, harmonogram współpracy z rodzicami, harmonogram zajęć instruktażowych, harmonogram zajęć otwartych, terapeutyczny program wspomagania rodziny, plan pracy zajęć prowadzonych w domu dziecka);
3. dokumenty związane z pracą zespołu WWR (przykładowo dokument powołania zespołu przez dyrektora, regulamin pracy zespołu, harmonogram konsultacji oraz ustalenia pokonsultacyjne, dokumenty związane z superwizją zespołu specjalistów, dokument określający podział obowiązków członków w ramach zespołu);
4. dokumentacja dyrektora poradni tworzona w ramach organizowania zajęć WWR (dokumenty związane z koordynowanie pracy zespołu, dokumentacja nadzoru pedagogicznego, dokumenty dotyczące nawiązania współpracy z podmiotami zewnętrznymi, plan doskonalenia zawodowego nauczycieli specjalistów w zakresie prowadzonych zajęć WWR)