Zakończenie roku szkolnego to czas podsumowań, analiz i oceny pracy poszczególnych obszarów działalności placówki, a także ewaluacji i modyfikacji jej wewnętrznych dokumentów. Dla dyrektora placówki jest to przede wszystkim okres, w którym podejmuje on działania związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem zebrania rady pedagogicznej w sprawie wyników klasyfikacji i promocji uczniów, podsumowaniem działalności placówki oraz opracowaniem sprawozdania z pełnionego wewnętrznego nadzoru, w tym w szczególności wniosków do dalszej pracy. 

Przygotowanie i przeprowadzenie zebrania rady pedagogicznej w związku z klasyfikowaniem i promowaniem uczniów

W tym celu dyrektor szkoły powinien zgromadzić niezbędne dane statystyczne dotyczące klasyfikacji i promocji oraz innych ważnych informacji o uczniach, a także podejmowanych przez nauczycieli działaniach. Stosowanie jednolitego wzoru arkusza sprawozdania dla nauczycieli i wychowawców z wynikami klasyfikacji rocznej (i końcowej) ułatwia dyrektorowi prace analityczne. Informacje w nim zawarte mogą być wykorzystane nie tylko do przygotowania zebrania klasyfikacyjnego rady pedagogicznej, ale również do podsumowania uzyskanych efektów kształcenia czy działalności szkoły.

Do obowiązków dyrektora szkoły jako przewodniczącego rady pedagogicznej należy przygotowanie, zwołanie i przeprowadzenie zebrania rady pedagogicznej z związku z klasyfikowaniem i promowaniem uczniów, podpisanie uchwały w sprawie wyników klasyfikacji i promocji uczniów i protokołu zebrania rady pedagogicznej.

Przygotowanie zebrania rady pedagogicznej przez przewodniczącego polega w szczególności na opracowaniu projektu porządku zebrania oraz zawiadomieniu członków rady pedagogicznej o terminie zebrania – z uwzględnieniem daty i godziny rozpoczęcia oraz o miejscu i proponowanym porządku zebrania. Organizacja zebrania oznacza również, że opracowany przez dyrektora projekt uchwały powinien być dostarczony członkom rady przed planowanym zebraniem, w terminie i formie określonych w statucie (lub regulaminie rady). Każdy członek rady przed podjęciem decyzji musi mieć możliwość zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do projektowanych uchwał, jak również otrzymania wyjaśnień.

Wszystkie swoje decyzje rada pedagogiczna – jako organ kolegialny – podejmuje w formie uchwały. Dla ważności uchwały wymagana jest obecność co najmniej połowy jej członków (w placówce niepublicznej quorum wymagane dla ważności uchwały może być ustalone według innej zasady). Dyrektor powinien zadbać o jak najwyższą frekwencję, zobowiązując członków do rady do obowiązkowego udziału w zebraniu rady. Z zebrania rady powinien być sporządzony protokół. Protokoły z przebiegu zebrań rady tworzą tzw. księgę protokołów. Księgę tę udostępnia się na ternie szkoły jej nauczycielom oraz osobom zatrudnionym w organach nadzorujących szkołę. Niezależnie od księgi protokołów warto prowadzić także: zestawienia lub wyciągi uchwał rady pedagogicznej, które z reguły są numerowane w obszarze jednego roku szkolnego, oraz imienne listy obecności na poszczególnych zebraniach rady.

Podjęcie uchwały rady pedagogicznej w sprawie wyników klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły jest obowiązkiem szkoły niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej, a uchwała w tej sprawie jest jednym z wymaganych przez prawo rodzajów dokumentacji przebiegu nauczania.