Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy to jeden z głównych obowiązków pracodawcy.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Przez określenie „dokumentacja pracownicza” należy rozumieć dokumentację osobową oraz płacową (imienna lista wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą), prowadzoną przez pracodawcę.

Dokumentację osobową stanowią zakładane i prowadzone przez pracodawców:

• akta osobowe;
• dokumentacja dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy, wypadków w drodze do i z pracy i świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami;
• ewidencja czasu pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, uwzględniając dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W razie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w nadgodzinach;
• indywidualne karty ewidencyjne dokumentujące przydział odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zawartość akt osobowych

W świetle przytoczonego na wstępie rozporządzenia pracodawcy mają obowiązek zakładania i prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika. Akta osobowe składają się z 3 części oznaczonych jako A, B i C, które odpowiednio obejmują:

1. w części A – dokumenty złożone przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, w tym:

• kwestionariusz osobowy dla ubiegającego się o zatrudnienie;
• na żądanie pracodawcy – oświadczenie o innych danych osobowych pracownika, także imionach i nazwiskach oraz datach urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy wcześniejszego zatrudnienia;
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe;
• orzeczenia lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
•  dokumenty złożone dodatkowo przez ubiegającego się o zatrudnienie;