Osoby prowadzące placówki niepubliczne stają często przed dylematem, jak określić zatrudnianym przez siebie pracownikom zakres obowiązków służbowych w taki sposób, aby był zgodny z prawem.

Zakres czynności stanowi podstawę egzekwowania od pracowników obowiązków i musi być dostosowany do specyfiki i potrzeb danej placówki, zaś pracownicy powinni się z niego dowiedzieć, czego konkretnie się od nich oczekuje.

Forma zakresu obowiązków

Na podstawie art. 94 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca ma obowiązek zapoznania pracownika, który podejmuje pracę na określonym stanowisku, z zakresem jego obowiązków, sposobem ich wykonywania oraz podstawowymi uprawnieniami. Czynności tej może dokonać osobiście osoba prowadząca placówkę lub na podstawie jej upoważnienia – dyrektor lub kadrowiec.

Przepisy nie przesądzają, że zakres czynności musi mieć formę pisemną. Zgodnie w wyrokiem SN z dnia 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97, OSNAPiUS 1998/22, poz. 653, powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy umowa o pracę precyzuje zajmowane stanowisko w sposób niepozostawiający wątpliwości co do rodzaju wykonywanej pracy.

Forma pisemna jest najbardziej pożądana na wypadek ewentualnych wątpliwości pracownika lub pracodawcy co do zakresu czy prawidłowości wykonywania czynności służbowych. Oznacza to, że zakres obowiązków służbowych może zostać zamieszczony:

• w samej treści umowy o pracę,
• jako załącznik umowy o pracę albo
• stanowić zupełnie odrębny dokument – sporządzony dla konkretnego pracownika lub ogólnie dla osób zajmujących dane stanowisko.

W dwóch ostatnich sytuacjach warto, aby pracownik pokwitował odbiór wykazu czynności lub złożył pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z nim.

W przypadku konieczności dokonania zmiany zakresu czynności nie będzie konieczne aneksowanie umowy o pracę, o ile czynności, które ma wykonywać pracownik, nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną przez niego funkcją, czyli pozostają w zgodności z umówionym rodzajem pracy (wyrok SN z dnia 7 listopada 1974 r., I PR 332/74, OSNCP 1975/6, poz. 103).

Dopiero gdy czynności, które mają być wykonywane przez pracownika, wykraczają poza granice umówionego rodzaju pracy, zmiana zakresu czynności musi być dokonana w trybie jednostronnego wypowiedzenia zmieniającego albo dwustronnego porozumienia zmieniającego umowę o pracę, ze względu na zmianę rodzaju wykonywanej pracy. Będzie tak w przypadku, gdy np. księgowej zostaną powierzone pewne czynności sekretarki, zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami. Zakres czynności umieszcza się w aktach osobowych pracownika w części B.