Powyższą dokumentację muszą opracować jedynie samorządowe szkoły, co wynika z art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2019 r., poz. 553). Szkoły niesamorządowe (publiczne, niepubliczne) nie mają obowiązku jej posiadania, ponieważ nie są wymienione w powołanych przepisach jako podmioty zobowiązane do wdrożenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, a w konsekwencji za brak instrukcji i wykazu nie grożą żadne sankcje.

Zasady tworzenia i przechowywania dokumentacji w szkole powinien określić organ prowadzący, natomiast nie musi w tym zakresie tworzyć sformalizowanych procedur.